Notion は会社やチーム内などでの情報共有のためのグループウェアです。個人利用としても評判が高く「あれも、これも、何でもできる、オールインワン・ワークスペース」がキャッチフレーズです。
わたしは身の回りの情報管理をデジタルでやることに取り組んできました。2021年にNotion に出会って以来毎日使ってますが、間違いなくソフトウェアの歴史に残る最高のアプリだと思います。何しろ素人が何でも自分が思った通りに簡単にオーダーメイドできるのですから。
ブログで触れてきましたが、今回は本格的に「Notionを個人の情報管理に使う方法」についてご紹介したいと思います。 記事内での操作方法や画面の説明は、ウィンドウズ上のウェブ（Chrome）版とアンドロイド版を使用したものです。また今後記事の内容について訂正・改良などをすることがありますのでご了承ください。 ご紹介する機能はわたしがよく使うものだけで、これ以外にも Notion には沢山の機能があります。この記事を踏み台にされてご自身で満足のゆく使い方をつくりあげてください。
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個人の情報管理ニーズひとは生活していくうえで「あれはどうしたっけ」「これはどこだっけ」といった問題が頻繁に登場します。はじめてのこと、わからないことはネットなどで調べて自分なりに考えを組み立てて解決しますが、その過程にはメモやブックマークがあります。また行動の多くは繰り返し行うもので、その記憶を生かしてまた行動する場面が多いのではないでしょうか。過去の行動のノウハウを自分の頭のなかだけで記憶管理するには限界があります。このため紙やPCを使いますが、資料があちこちに散在して「あの資料はどこだったっけ」という二次災害もおこります。 また「いつでもどこでも、地震等の災害時にも」という観点から、大切な情報はをスマホで見られるようにしたいものです。もちろんリスクがありますのでクレジットカード情報とかパスワードなど重要なものは自分だけの紙ベースで保管しますが、それ以外の情報はデジタル化すると便利です。過去の情報以外にも予定管理やタスク管理といった未来の情報もあります。過去の情報と未来の情報は一緒に管理したいものです。
EvernoteとOneNoteこうしたニーズから、20年ほど前に「アイデアツリー」という階層表示型のデータ編集アプリを使って「生活知恵蔵」と称する自分専用情報庫をパソコン内につくりました。その後ネットの普及にあわせデータをホームページ形式にしてネット上におき非公開にすることを考えました。しかしメンテや漏洩リスクの問題があり悩んでいたとき、「Evernote が米でサービス開始」の新聞記事を発見し、わたしはEvernoteの愛用者になりました。その後料金体系改訂がありやむなく有料版を使ってきましたが、ほぼ同様のことがOneNote なら無料で出来るのを知り乗り換えました。Evernote とOneNote はどちらも扱いやすい操作でいろんな情報を格納し、検索機能も使って情報管理ができる素晴らしいアプリだと思います。
Notionバイトをやっていて現場別の情報管理の必要に迫られました。作業予定日時場所と付帯情報をグーグルカレンダーにバイトというジャンルを設けて登録管理しましたが、使い勝手がいまいちでした。エクセルはカレンダー対応や扱うデータ数の問題で使えませんでした。そこで本格的に現場別や顧客別の情報をデータベース化して扱うことを目指し「データベース✕カレンダー」というキーワードでネット検索したところ Notion がヒットしました。マニアの方はご存知だったでしょうが、わたしにはきいたこともないアプリでした。すぐにネットで勉強し２週間ほどで粗削りながらバイト管理のための仕組みが完成しました。この作業で Notion の素晴らしさを体感し、バイトだけでなく自分の個人情報管理も OneNote から変更することにしました。理由は Notion がただの情報格納庫ではなく、データベース機能を核にしたシステム開発ツールであり、それでいて素人でも扱いやすことです。 Notion では文章や写真などの情報を「改行」までをひとつの情報単位（ブロック）として扱い、一瞬のうちにURLが生成されクラウド上に保存されます。世界中には無限に近い数のURLが存在しているのでしょう。20年前には想像できなかった夢のようなことです。 いまPC内や身の回りの紙ファイルがどんどん整理され、こころのなかまで整理された軽やかな気分です。この気分を多くの方に味わっていただきたいと思い、記事をアップすることにしました。
Notionを使った個人の情報管理